Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) oznacza fundamentalne zmiany dla przedsiębiorstw w Polsce. Cyfryzacja procesu fakturowania nie tylko wpływa na sposób przesyłania dokumentów księgowych, ale także wymaga dostosowania systemów ERP oraz procesów biznesowych do nowych wymagań. Firmy, które odpowiednio wcześnie przygotują się do obowiązkowego wdrożenia KSeF, mogą nie tylko spełnić wymogi prawne, ale także zyskać przewagę konkurencyjną dzięki automatyzacji i usprawnieniu obiegu dokumentów.
Nowe realia fakturowania w Polsce
Od momentu, gdy KSeF stanie się obowiązkowy, przedsiębiorstwa nie będą mogły już wystawiać faktur w dowolnej formie. Wszystkie dokumenty będą musiały przechodzić przez centralny system Ministerstwa Finansów, który nada im unikalny identyfikator i udostępni je odbiorcom. To oznacza, że tradycyjne metody generowania i przesyłania faktur odejdą w przeszłość, a przedsiębiorstwa będą musiały dostosować swoje systemy IT, w tym przede wszystkim ERP, do nowego modelu.
Największe wyzwania przy wdrażaniu KSeF w firmach
1. Zapewnienie zgodności systemów ERP z nowym standardem – systemy ERP odgrywają kluczową rolę w zarządzaniu dokumentami finansowymi, dlatego ich integracja z KSeF jest konieczna. Firmy powinny upewnić się, że oprogramowanie, z którego korzystają, obsługuje wymagane formaty e-faktur oraz umożliwia ich bezpośrednią wysyłkę do systemu Ministerstwa Finansów.
2. Integracja z innymi systemami finansowymi i księgowymi – przedsiębiorstwa często korzystają z różnych narzędzi do obsługi księgowości, płatności czy zarządzania magazynem. Kluczowe jest, aby integracja KSeF z ERP uwzględniała również te systemy, zapewniając spójność danych i automatyzację procesów.
3. Automatyzacja wystawiania i przetwarzania faktur – ręczne przesyłanie faktur do KSeF może prowadzić do opóźnień i błędów, dlatego najlepszym rozwiązaniem jest wdrożenie funkcji automatycznego generowania i wysyłania dokumentów. Nowoczesne systemy ERP powinny obsługiwać automatyczne wystawianie faktur na podstawie zleceń, umów czy zamówień, minimalizując konieczność ingerencji użytkowników.
4. Weryfikacja statusu faktur i obsługa błędów – po wysłaniu faktury do KSeF przedsiębiorcy muszą mieć pewność, że dokument został zaakceptowany i dostarczony do kontrahenta. System ERP powinien zapewniać wgląd w status faktury oraz automatycznie powiadamiać użytkownika o ewentualnych błędach czy konieczności korekty dokumentu.
5. Przechowywanie i archiwizacja e-faktur – zgodnie z przepisami, przedsiębiorstwa muszą przechowywać swoje faktury przez określony czas. System ERP powinien umożliwiać automatyczne archiwizowanie faktur oraz ich łatwe wyszukiwanie na wypadek kontroli skarbowej czy wewnętrznych audytów.
Jak firmy mogą się przygotować na obowiązkowe e-fakturowanie?
1. Wybór odpowiedniego dostawcy ERP
Przedsiębiorstwa, które korzystają z przestarzałych systemów, mogą napotkać trudności w integracji z KSeF. Warto więc upewnić się, że dostawca oprogramowania ERP zapewnia pełną zgodność z nowymi przepisami oraz regularne aktualizacje dostosowujące system do zmieniających się regulacji.
2. Szkolenie zespołu księgowego i operacyjnego
Zmiana systemu fakturowania wymaga nie tylko dostosowania technologii, ale także edukacji pracowników. Firmy powinny zainwestować w szkolenia dla księgowych i osób odpowiedzialnych za fakturowanie, aby zapewnić płynne przejście na nowy system.
3. Testowanie integracji z KSeF
Zanim KSeF stanie się obowiązkowy, przedsiębiorstwa powinny przeprowadzić testy nowego sposobu fakturowania, korzystając z dobrowolnej możliwości wystawiania faktur w systemie. Pozwoli to na wykrycie potencjalnych problemów i ich rozwiązanie przed wprowadzeniem obowiązkowego e-fakturowania.
4. Wdrożenie procedur awaryjnych
Chociaż KSeF ma zapewnić usprawnienie procesu fakturowania, warto przygotować się na sytuacje awaryjne, takie jak awarie systemowe czy błędy w przesyłaniu dokumentów. System ERP powinien umożliwiać szybkie wykrywanie i naprawianie problemów, a także oferować alternatywne sposoby obsługi faktur w przypadku awarii.
Korzyści z automatyzacji procesów fakturowania
Dostosowanie się do nowych przepisów może wydawać się skomplikowane, jednak przedsiębiorstwa, które odpowiednio przygotują się do wdrożenia KSeF, mogą odnieść liczne korzyści:
-
Oszczędność czasu i kosztów – automatyzacja redukuje nakład pracy związany z wystawianiem i przetwarzaniem faktur, co pozwala firmom skoncentrować się na kluczowych działaniach biznesowych.
-
Mniejsze ryzyko błędów – systemy ERP mogą automatycznie weryfikować poprawność faktur przed ich przesłaniem, eliminując pomyłki wynikające z ręcznego wprowadzania danych.
-
Szybszy przepływ dokumentów – faktury trafiają do odbiorców niemal natychmiast po ich zatwierdzeniu, co przyspiesza procesy finansowe i zwiększa płynność finansową firm.
-
Łatwiejsza kontrola i audyt – wszystkie faktury są dostępne w jednym systemie, co ułatwia ich przeglądanie, analizowanie i archiwizowanie.
Podsumowanie
Obowiązkowe e-fakturowanie to nie tylko konieczność dostosowania się do nowych przepisów, ale także szansa na poprawę efektywności finansowej firmy. Kluczowym elementem sprawnego wdrożenia KSeF jest odpowiednie przygotowanie systemu ERP, zapewniające automatyzację procesów fakturowania, integrację z innymi narzędziami oraz bieżące monitorowanie przesyłanych dokumentów.
Firmy, które odpowiednio wcześnie wdrożą zmiany, unikną problemów związanych z nagłym przejściem na nowy model i zyskają przewagę konkurencyjną dzięki sprawniejszym procesom finansowym. Dlatego warto już teraz podjąć działania, które pozwolą na bezproblemową adaptację do nadchodzących regulacji.
Artykuł sponsorowany
